Question 1

Was ist eine E-Rechnung?

Accepted Answer

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format nach der europäischen Norm EN 16931, das automatisch maschinell verarbeitet werden kann. Eine reine PDF-, Papier- oder Bildrechnung gilt nicht als E-Rechnung (§ 14 UStG).

Question 2

Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?

Accepted Answer

Nein — eine reine PDF ist nur ein Bild und nicht maschinenlesbar strukturiert. Zulässig ist ZUGFeRD/Factur-X: eine PDF/A-3, in die eine strukturierte XML eingebettet ist (Hybrid). Die eingebettete XML ist das rechtlich maßgebliche Format.

Question 3

Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht?

Accepted Answer

Im inländischen B2B (Wachstumschancengesetz): seit 01.01.2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ab 01.01.2027 Pflicht zum Versand für Unternehmen mit Vorjahresumsatz > 800.000 €, ab 01.01.2028 für alle. B2G (öffentliche Auftraggeber) ist bereits Pflicht.

Question 4

Betrifft mich die Pflicht, wenn ich nur an Privatkunden verkaufe?

Accepted Answer

Die Versandpflicht betrifft B2B (Rechnungen an andere Unternehmen). Rechnungen an Endverbraucher (B2C) sind nicht betroffen. Aber: empfangen können müssen seit 2025 praktisch alle Unternehmen, da Lieferanten E-Rechnungen senden dürfen.

Question 5

Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?

Accepted Answer

Beide erfüllen EN 16931. XRechnung ist eine reine XML-Datei (kein sichtbares Layout) — der deutsche Standard, u. a. für B2G. ZUGFeRD/Factur-X ist ein Hybrid: eine lesbare PDF/A-3 mit eingebetteter XML — praktisch für den Menschen und die Maschine zugleich. CoolHanX erzeugt beides.

Question 6

Was ist EN 16931?

Accepted Answer

Die europäische Norm, die das semantische Datenmodell einer Rechnung definiert (Geschäftsbegriffe BT-*, Gruppen BG-*) plus rund 224 Geschäftsregeln (BR-*). XRechnung und ZUGFeRD sind konforme Ausprägungen davon.

Question 7

Welche Pflichtangaben muss eine E-Rechnung enthalten?

Accepted Answer

U. a.: Verkäufer- und Käufer-Name/Anschrift, USt-IdNr. oder Steuernummer, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Leistungsdatum, Positionen (Menge, Einzelpreis), Netto, USt-Satz und -Betrag, Brutto, Zahlungsbedingungen sowie eine Käuferreferenz (BT-10, im B2G die Leitweg-ID). Fehlt eine Pflichtangabe, scheitert die Prüfung.

Question 8

Wie werden Reverse-Charge, Steuerbefreiung oder 0 % abgebildet?

Accepted Answer

Über die USt-Kategorie je Position: S Standard, AE Reverse-Charge (§ 13b, Käufer-USt-IdNr. Pflicht), Z Nullsatz, E steuerbefreit, K innergemeinschaftliche Lieferung, G Ausfuhr. Bei 0 %/Befreiung ist ein Befreiungsgrund (BT-121, z. B. VATEX-EU-AE) anzugeben. Die steuerliche Einordnung liefert immer Ihr System/ERP.

Question 9

Was gilt für Kleinunternehmer (§ 19 UStG)?

Accepted Answer

Auch Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen empfangen können. Beim Ausstellen wird keine USt ausgewiesen; anstelle der USt-IdNr. kann die Steuernummer genutzt werden (Schema FC) und ein entsprechender Hinweis ergänzt.

Question 10

Wie empfange ich eine E-Rechnung?

Accepted Answer

In der Regel per E-Mail (XRechnung-XML oder ZUGFeRD-PDF als Anhang). CoolHanX stellt eine Eingangsadresse bereit bzw. holt Nachrichten per IMAP ab, erkennt das Format, extrahiert und prüft die Rechnung und legt sie GoBD-konform ab. Für B2B ist Peppol nicht erforderlich.

Question 11

Muss ich Peppol nutzen?

Accepted Answer

Für B2B nein — E-Mail mit XRechnung/ZUGFeRD ist zulässig. Peppol (bzw. das OZG-RE-Portal, mit Leitweg-ID) ist relevant, wenn Sie an öffentliche Auftraggeber (B2G) fakturieren oder ein Geschäftspartner ausdrücklich den Peppol-Empfang verlangt. CoolHanX kann bei Bedarf über einen zertifizierten Dienstleister anbinden.

Question 12

Was bedeutet ein „BR-…“- oder „BR-DE-…“-Fehler bei der Prüfung?

Accepted Answer

Das sind Geschäftsregeln: BR-* aus EN 16931, BR-DE-* aus dem deutschen XRechnung-Standard, BR-CO-* Rechenregeln. Beispiele: BR-DE-15 Käuferreferenz fehlt; BR-DE-1..7 Verkäufer-Kontaktdaten fehlen; BR-DE-23a IBAN bei Überweisung fehlt; BR-CO-10/15 Summen stimmen nicht (Netto+USt≠Brutto); BR-AE-… Reverse-Charge ohne Käufer-USt-IdNr. Die Meldung nennt Regel und Ursache.

Question 13

Meine Rechnung wird abgewiesen — was tun?

Accepted Answer

Prüfen Sie die genannten Fehlercodes und ergänzen Sie das fehlende Feld in Ihrem System/ERP (z. B. Käuferreferenz, Kontaktdaten, IBAN, USt-Kategorie). CoolHanX gibt bei jeder Prüfung eine klare Fehlerliste zurück; eine ungültige Rechnung wird nie versendet, sondern zur Korrektur zurückgemeldet.

Question 14

Wie korrigiere ich eine bereits versendete Rechnung?

Accepted Answer

Nicht nachträglich ändern. Erstellen Sie eine Storno-/Gutschrift (Typ 381) mit Bezug auf die Originalrechnung oder eine Korrekturrechnung (Typ 384). CoolHanX erzeugt die Storno-Gutschrift auf Knopfdruck, prüft und archiviert sie; das Original bleibt revisionssicher erhalten.

Question 15

Wie lange und wie muss ich E-Rechnungen aufbewahren?

Accepted Answer

Nach GoBD / § 147 AO / § 14b UStG: das strukturierte Original (XML) revisionssicher, unveränderbar und maschinell auswertbar 8 Jahre aufbewahren — auch empfangene Rechnungen. CoolHanX legt Original + Prüfergebnis + Hash in einem WORM-Archiv ab und stellt sie bei Bedarf zum Export bereit.

Question 16

Was übernimmt CoolHanX — und was bleibt bei mir/meinem ERP?

Accepted Answer

CoolHanX: Erzeugen (XRechnung/ZUGFeRD), Prüfen (EN 16931 + BR-DE via offiziellem KoSIT), Versand (E-Mail/Peppol), GoBD-Archiv 8 Jahre, Empfang & Auslesen, Storno. Ihr System/ERP: die steuerliche Einordnung (Steuersätze/Kategorien) und die inhaltlichen Rechnungsdaten. CoolHanX rechnet keine Steuer neu, sondern setzt Ihre Daten normkonform um.

Question 17

Ich habe eine ZUGFeRD-PDF erhalten — wie öffne ich sie?

Accepted Answer

Mit jedem PDF-Reader lesbar (sichtbare Seite). Die eingebettete XML liest Ihre Buchhaltung/CoolHanX automatisch ein und prüft die Beträge. Bitte die Datei unverändert speichern (Aufbewahrungspflicht).

E-Rechnung — Häufige Fragen