Datenschutzerklärung
Diese Erklärung informiert über die Verarbeitung personenbezogener Daten bei Nutzung von CoolHanX. Sie ist eine allgemeine Information und keine abschließende Rechtsberatung.
Verantwortlicher
CoolHan GmbH, [Anschrift wie im Impressum ZU BESTÄTIGEN], E-Mail: kontakt@coolhanx.com
Verarbeitete Daten
Konto- und Kontaktdaten (Name, E-Mail, Firmendaten), Rechnungsdaten (Ihrer Kunden und Lieferanten, soweit für die Erstellung/Prüfung/Archivierung von E-Rechnungen erforderlich), Nutzungs- und Protokolldaten (u. a. für Sicherheits-Audit-Log und Fehlerdiagnose).
Zweck und Rechtsgrundlage
Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) für die Erstellung, Prüfung, Zustellung und Archivierung von E-Rechnungen; berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) für Betriebssicherheit und Missbrauchsprävention; gesetzliche Aufbewahrungspflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) für die GoBD-konforme 8-jährige Archivierung.
Serverstandort und Verarbeitung
[Rechenzentrumsstandort/Region verbindlich bestätigen, bevor diese Angabe veröffentlicht wird ZU BESTÄTIGEN].
KI-gestützte Funktionen
Bestimmte optionale Funktionen (z. B. automatisierte Ersteinrichtung aus hochgeladenen Dateien) können strukturierte Daten an einen KI-Anbieter zur Textextraktion übermitteln. Personenbezogene Kennungen werden dabei, soweit technisch vorgesehen, vor der Übermittlung maskiert. Eine Nutzung Ihrer Daten zum Training von KI-Modellen durch CoolHanX findet nicht statt. [Diesen Absatz mit dem tatsächlich eingesetzten Anbieter und Auftragsverarbeitungsvertrag abgleichen, sobald die Funktion live ist ZU BESTÄTIGEN].
Auftragsverarbeiter / Unterauftragsverarbeiter
[Liste der eingesetzten Dienstleister (Hosting, E-Mail-Versand, Zahlungsabwicklung) mit AVV-Status ergänzen ZU BESTÄTIGEN].
Speicherdauer
Rechnungsdaten werden gesetzlich vorgeschrieben 8 Jahre unveränderbar archiviert (GoBD, § 147 AO). Kontodaten werden bis zur Löschung des Kontos bzw. gemäß gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert.
Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung (soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht), Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch sowie das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde.