法的状況を3文で
§147 AOにより、請求書（記帳証憑）は原則として8年間保存する必要があります — 第四次官僚負担軽減法（BEG IV、2024年）により、従来の10年から短縮されました。その際GoBDは、変更不可性、完全性、追跡可能性、機械的な評価可能性を求めます。電子請求書の場合、これは構造化されたXMLそのものを保存しなければならないことを意味します — 印刷物やPDFコピーでは不十分です。
ファイルを上書き・削除できるメールフォルダやファイルサーバーは、これらの要件を満たしません。
| 要件 | 実装 |
|---|---|
| 変更不可性 | 証憑は発行／受領時に封印され、アーカイブ済みデータへの変更はシステム上排除されます（運用時のWORMストレージ） |
| 原本フォーマット | 検証済みのXMLそのものがアーカイブされます — 単なる表示ではありません |
| 完全性の証明 | 証憑ごとのSHA-256チェックサム。改ざんは検出可能です |
| 保存期間 | 証憑ごとに設定。期限前の削除はシステム上ロックされます |
| 追跡可能性 | タイムスタンプ、由来（売上／受領、ファイル、経路）、ステータス |
| 機械的な評価可能性 | XMLは構造化されたまま取得可能 — 税務調査にも対応 |
| 書類 | 期間 | 備考 |
|---|---|---|
| 請求書（売上 + 受領） | 8年 | §147 AO（BEG IV 2024版、従来は10年） — XMLが原本 |
| 記帳証憑 | 8年 | Buchungsstapelのエクスポートを含む |
| 商業／業務書簡 | 6年 | 例：注文確認書 |
| 起算 | — | 最終記入の暦年末 |
自動とは、作業ステップがないということ
CoolHanXには「アーカイブする」というボタンがありません — そしてまさにそれが要点です。発行されたすべての請求書は、番号が付与されるのと同一のトランザクションでアーカイブされます。すべての有効な受領証憑は、検証の直後にアーカイブされます。証憑はアーカイブされずに存在することはできません。
アカウント解約 ≠ 証憑の削除
GDPRの削除請求とGoBDの保存は互いに矛盾しません。アカウントを解約すると、個人に関わるアクセスデータは削除されます — 封印された請求書は法定期限の終了まで保持されます。税法がそれを求めており、そのとおりに実装されています。
冷や汗をかかない税務調査
調査が来ても、すべてが用意されています。欠番のない番号付けを伴う完全な証憑列、原本XML、チェックサム、タイムスタンプ。調査官向けのエクスポートは、プロジェクトではなく単なる呼び出しです。
よくある質問
請求書をPDFで印刷してファイリングすれば十分ですか？
いいえ。電子請求書ではXMLが原本です — 電子的に、変更不可かつ評価可能な形で保存しなければなりません。
アーカイブの費用はいくらですか？
すべてのプランで利用可能です — 無料プランでも。料金は容量に応じて公正に計算されます。保存文書100件までは無料、それを超えると段階制です（料金ページ参照）。
アーカイブした証憑をダウンロードできますか？
いつでも可能です — XML（原本）および可読ビューとして。アーカイブがロックするのは変更と期限前の削除だけで、アクセスは制限しません。
8年経過後はどうなりますか？
期限終了後、証憑は削除できます — 自動的に、またはお客様の指示で。それ以前は削除できません。
データは正確にどこにありますか？
ドイツのデータセンター（フランクフルト・アム・マイン）に、テナントごとに分離して保存されます。運用時にはさらにObject-Lock（WORM）付きのオブジェクトストレージにも保存されます。
乗り換える際にアーカイブをエクスポートできますか？
はい — すべての原本XMLをメタデータとともに完全にエクスポートできます。証憑はお客様のものです。法定保存期間を超えたロックインはありません。
GoBDにはCoolHanXだけで十分ですか？
請求プロセスについては、はい。GoBDはお客様の事業全体（レジ、記帳、業務手順書）に関わります — それは引き続き税理士事務所と相談すべきテーマです。
GoBDが具体的に求めるもの
「電子的形式による帳簿・記録・書類の適正な作成および保存ならびにデータアクセスに関する諸原則」（GoBD）は、§§145–147 AOを具体化するものです。保存義務のある証憑については特に次が適用されます。変更不可性（事後の変更は排除されるか記録されなければならない）、完全性と追跡可能性、適時の記録、原本フォーマットでの保存、そして税務調査のための機械的な評価可能性。
CoolHanXはまさにこれらの点を技術的に実装しています。各証憑は発行時または有効な受領時にSHA-256チェックサムで封印され、タイムスタンプと由来（売上／受領）を付され、期限前には何も削除できないWORMストレージに格納されます。
| 要件 | 法的根拠 | 実装 |
|---|---|---|
| 変更不可性 | GoBD Rz. 107 ff. | WORMアーカイブ + 証憑ごとのチェックサム |
| 完全で欠番のない番号 | §14 UStG / GoBD | 発行が成功して初めて番号を付与 |
| 原本フォーマットでの保存 | §147 Abs. 2 AO | 印刷物ではなく構造化XMLを保存 |
| 10年間の保存 | §147 Abs. 3 AO | 証憑ごとの期限計算、期限終了までの削除ロック |
| 追跡可能性／ログ | GoBD Rz. 30 ff. | タイムスタンプ、ステータス、隔離ログ |
| 機械的な評価可能性（Z3） | GoBD Rz. 158 ff. | 調査用のXML証憑エクスポート |
データ媒体による提供（Z3）と税務調査
税務当局は調査の枠内で、データ媒体によるデータの提供を求めることができます（アクセス方式Z3）。CoolHanXはいずれにせよ証憑をチェックサム付きの構造化XMLとして保持しているため、調査対象期間の証憑を完全にエクスポートできます — どの証憑がいつ封印されたかの証跡も含めて。これにより、PDFやメールを苦労して集める手間が省けます。
保存は解約で終わらない
契約の解約は、法的な保存義務を解除するものではありません。したがって、封印された証憑はそれぞれの期限が終了するまでCoolHanXに保持され、エクスポート可能です。同時に、退会時には完全なアーカイブエクスポートを受け取れます。証憑はお客様のものであり続けます — 期限を超えたロックインはありません。
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