Rechtliches

Auftragsverarbeitung (AVV)

Art. 28 DSGVO

⚠ Entwurf — vor Veröffentlichung durch eine Rechtsberatung prüfen und Platzhalter ausfüllen.

Warum ein AVV?

CoolHanX verarbeitet Rechnungs- und Kontaktdaten im Auftrag des Kunden. Hierfür ist ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO erforderlich — er wird bei der Registrierung elektronisch geschlossen.

Eckpunkte

Gegenstand: Betrieb der CoolHanX-Dienste (Erstellung/Empfang/Prüfung/Archiv)
Ort der Verarbeitung: Deutschland/EU (Frankfurt am Main); Zahlungsabwicklung über Stripe (EU, ggf. USA mit EU-Standardvertragsklauseln)
Unterauftragsverarbeiter: Hosting ([vom Betreiber einzutragen]), Zahlungsdienstleister (Stripe), E-Mail-/SMTP-Dienst ([vom Betreiber einzutragen]), ggf. Chat-Dienst — Liste wird aktuell gehalten
Technische/organisatorische Maßnahmen: Mandantentrennung, Verschlüsselung, 2FA, Zugriffsprotokolle, WORM-Archiv
Weisungsrecht, Unterstützungs- und Löschpflichten gemäß Art. 28 Abs. 3 DSGVO

Kategorien betroffener Personen und Daten

Betroffene: Ansprechpartner des Kunden, dessen Kunden/Lieferanten, Nutzer
Datenarten: Stamm-, Kontakt-, Rechnungs- und Zahlungsdaten, Zugriffsprotokolle

Unterauftragsverarbeiter

Der Einsatz von Unterauftragsverarbeitern (insb. Hosting) erfolgt nur mit genehmigter Liste; über beabsichtigte Änderungen wird der Kunde rechtzeitig informiert und kann aus wichtigem Grund widersprechen (Art. 28 Abs. 2 DSGVO).

Kontroll- und Auditrechte

Der Kunde kann sich von der Einhaltung der Maßnahmen überzeugen — vorrangig durch Vorlage aktueller Nachweise/Testate, bei Bedarf durch angekündigte Überprüfung während der Geschäftszeiten ohne Betriebsstörung.

Meldung von Verletzungen

Die Betreiberin unterstützt den Kunden bei dessen Pflichten nach Art. 33/34 DSGVO und meldet ihm Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten unverzüglich nach Bekanntwerden.

Rückgabe und Löschung

Nach Vertragsende werden die im Auftrag verarbeiteten Daten nach Wahl des Kunden zurückgegeben oder gelöscht, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht (GoBD/AO) entgegensteht; hierfür gespeicherte Archivbelege bleiben bis Fristablauf gesperrt erhalten.

Dokument

Der vollständige AVV-Text als Download: [vom Betreiber einzutragen] (vor Veröffentlichung juristisch freizugeben).