Kleinunternehmer (§19) & die E-Rechnung
Auch wer keine Umsatzsteuer ausweist, ist von der E-Rechnungspflicht betroffen — zumindest beim Empfang. Was für Kleinunternehmer ab 2025 gilt, kurz und klar.
Empfangen: gilt ab 2025 für alle — auch für Kleinunternehmer
Die Empfangspflicht für E-Rechnungen im inländischen B2B-Geschäft gilt seit dem 1. Januar 2025 ohne Ausnahme für Kleinunternehmer. Wer als Kleinunternehmer nach §19 UStG von einem anderen Unternehmen eine E-Rechnung erhält, muss sie empfangen und GoBD-konform aufbewahren können. Ein reines PDF-Postfach genügt dafür nicht mehr — die strukturierte XML muss verarbeitbar archiviert werden.
Ausstellen: Erleichterung, aber kein Freibrief
Beim Ausstellen gibt es Erleichterungen: Rechnungen von Kleinunternehmern können übergangsweise weiter in anderer Form ausgestellt werden, und für bestimmte Fälle ist eine E-Rechnung nicht zwingend. Das entbindet aber nicht von der allgemeinen Entwicklung — Geschäftskunden verlangen zunehmend die strukturierte Rechnung, und wer sie liefern kann, vermeidet Rückfragen.
Wichtig: Kleinunternehmer weisen keine Umsatzsteuer aus (§19 UStG). Eine E-Rechnung bildet das korrekt ab — mit der Kategorie „Steuerbefreiung / keine USt-Ausweisung“ und dem passenden Pflichthinweis, statt eines Steuersatzes.
| Vorgang | Pflicht ab 2025 | Was CoolHanX tut |
|---|---|---|
| E-Rechnung empfangen | ja, ohne Ausnahme | Upload/Postfach, Validierung, GoBD-Archiv |
| E-Rechnung aufbewahren | ja, 8 Jahre unveränderbar | WORM-Archiv mit Prüfsumme |
| E-Rechnung ausstellen | Erleichterungen im Übergang | optional, ohne USt-Ausweis nach §19 |
| USt ausweisen | nein (§19) | Kategorie „keine USt“ + Pflichttext automatisch |
Was das praktisch bedeutet
Selbst wenn Sie als Kleinunternehmer heute noch klassische Rechnungen schreiben: Für den Empfang brauchen Sie ab sofort einen Weg, strukturierte E-Rechnungen anzunehmen, zu prüfen und revisionssicher zu archivieren. Genau das leistet der kostenlose Einstiegstarif von CoolHanX — Empfang, Validierung und GoBD-Archiv sind enthalten, ohne Umsatzsteuer-Komplexität.
Häufige Fragen
Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen können?
Ja — die Empfangspflicht gilt seit 2025 ohne Ausnahme für inländische B2B-Umsätze.
Muss ich selbst E-Rechnungen ausstellen?
Im Übergang bestehen Erleichterungen; Pflicht und Fristen richten sich nach den allgemeinen Regeln. Geschäftskunden fragen die strukturierte Form zunehmend nach.
Weise ich Umsatzsteuer aus?
Nein — nach §19 UStG ohne USt-Ausweis. Die E-Rechnung bildet das mit der richtigen Kategorie und einem Pflichthinweis ab, nicht mit einem Steuersatz.
Kostet mich das etwas?
Empfang, Validierung und GoBD-Archiv sind im dauerhaft kostenlosen Tarif enthalten (monatliches Belegkontingent).
Was §19 UStG regelt
Die Kleinunternehmerregelung (§19 UStG) befreit Unternehmen mit geringen Umsätzen von der Erhebung der Umsatzsteuer: Sie weisen keine USt aus und ziehen im Gegenzug keine Vorsteuer. Maßgeblich sind die im Gesetz genannten Umsatzgrenzen des Vor- und laufenden Jahres (die konkreten Beträge prüfen Sie mit Ihrer Kanzlei, da sie angepasst wurden). Auf der Rechnung erscheint statt eines Steuersatzes ein Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung.
| Vorgang | Pflicht ab 2025 | in CoolHanX |
|---|---|---|
| E-Rechnung empfangen | ja, ohne Ausnahme | Upload/Postfach, Validierung, Archiv |
| 8 Jahre aufbewahren | ja | WORM-Archiv mit Prüfsumme |
| E-Rechnung ausstellen | Erleichterungen im Übergang | optional, ohne USt-Ausweis |
| USt ausweisen | nein (§19) | Kategorie „keine USt“ + Pflichthinweis automatisch |
Der oft übersehene Punkt: Empfang zuerst
Auch wer selbst keine Umsatzsteuer ausweist, muss ab 2025 E-Rechnungen empfangen und archivieren können — die Empfangspflicht kennt keine Kleinunternehmer-Ausnahme. Praktisch heißt das: Sie brauchen zuerst einen Weg, strukturierte Belege anzunehmen und GoBD-konform aufzubewahren. Genau das leistet der kostenlose Einstiegstarif, ohne Umsatzsteuer-Komplexität.
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