Ohne ERP — der Web-Arbeitsplatz
Der komplette E-Rechnungs-Prozess im Browser: erstellen, empfangen, prüfen, archivieren, exportieren. Nichts zu installieren, nichts zu warten.
Für wen ist das gedacht?
Für Unternehmen, die Rechnungen bisher mit Word, Excel oder einem einfachen Programm schreiben und jetzt die E-Rechnungspflicht erfüllen müssen — ohne dafür ein ERP-Projekt zu starten: Speditionen und Logistikdienstleister, Handels- und Serviceunternehmen, Agenturen, Handwerksbetriebe, Beratungen.
Typisch sind 5 bis 500 Belege im Monat, ein bis drei Personen, die mit Rechnungen arbeiten, und ein Steuerberater, der die Buchhaltung macht.
| Bereich | Was Sie dort tun |
|---|---|
| Cockpit | Alle Belege und offene Aufgaben auf einen Blick: Pipeline, unbearbeitete Eingänge, Quarantäne, Monatsverbrauch |
| Ausgangsrechnung | Kunde wählen → Positionen erfassen → USt live sehen → geprüft ausstellen |
| Eingang | Hochladen → automatisch validieren → Vorkontierung bestätigen → als bearbeitet markieren |
| Partner | Kunden & Lieferanten mit USt-IdNr-/Leitweg-Prüfung und Dubletten-Warnung |
| Export · DATEV | Buchungsstapel und CSV für den Steuerberater, Statistiken |
| Einstellungen | Steuerkategorien (18er-Standardsatz), Zugriffsschutz, Firmendaten |
Startklar in einer Viertelstunde
- 1 · Registrieren (2 Min.)Firmenkonto anlegen — nur für Unternehmen mit Sitz in Deutschland, ohne Kreditkarte.
- 2 · Firmendaten (3 Min.)Ihre Rechnungsangaben (Anschrift, USt-IdNr, Bankverbindung) — die BR-DE-Pflichtfelder führt das Formular ab.
- 3 · Ersten Kunden anlegen (2 Min.)Name, Land, USt-IdNr, E-Mail — Prüfungen laufen sofort.
- 4 · Erste Rechnung (5 Min.)Positionen erfassen, USt-Vorschau kontrollieren, ausstellen — fertig ist die erste geprüfte XRechnung inklusive Archiv.
- 5 · Steuerkategorien laden (1 Min.)Den deutschen Standardsatz per Klick — damit der Monatsexport an die Kanzlei sofort funktioniert.
Sicherheit als Grundhaltung, nicht als Aufpreis
- Arbeitszone nur am PC: Rechnungsstellung und Stammdaten sind aus Sicherheitsgründen dem Desktop vorbehalten; Profil und Zahlung gehen auch mobil.
- TOTP-Zwei-Faktor-Authentisierung für jedes Konto aktivierbar.
- IP-Allowlist, Länderbeschränkung, Gerätebindung je Unternehmen zuschaltbar — serverseitig durchgesetzt, mit eingebautem Selbstaussperrungs-Schutz.
- Mandantengetrennte Datenhaltung, Hosting in Frankfurt am Main, DSGVO + AVV.
- Keine Tracking-Cookies — die Anmeldung nutzt sessionStorage, sonst nichts.
| Maßnahme | Umsetzung |
|---|---|
| Zugriffskontrolle | Passwort-Richtlinie + TOTP-2FA; ein verantwortlicher Zugang je Firma |
| Zugangskontrolle | optionale IP-Allowlist, Länderbeschränkung, Gerätebindung — serverseitig |
| Trennungskontrolle | mandantengetrennte Datenhaltung auf Datenbankebene |
| Integrität | Prüfsummen je Beleg, WORM-Archiv, lückenlose Nummern |
| Verfügbarkeit | deutsches Rechenzentrum, tägliche Sicherung, PITR im Betrieb |
| Transparenz | keine Tracking-Cookies, keine externen Skripte, AVV inklusive |
Rechenbeispiel: was der Umstieg kostet — und spart
Eine Firma mit 60 Belegen/Monat (40 Ausgang, 20 Eingang) zahlt im Basic-Tarif 9 €. Dem stehen gegenüber: keine Kanzleiminuten fürs Abtippen (bei 2 Min./Beleg und üblichem Kanzleistundensatz schnell 60–120 €/Monat), keine formbedingten Rückläufer von Behördenkunden, keine Doppelzahlungen durch Dubletten. Der Umstieg amortisiert sich typischerweise im ersten Monat — und der Freitarif erlaubt den Test ohne jedes Risiko.
Was CoolHanX bewusst nicht ist
Kein Buchhaltungsprogramm, kein Banking, kein CRM. CoolHanX macht eine Sache vollständig: den E-Rechnungs-Prozess — und übergibt sauber an die Systeme, die den Rest machen (Ihre Kanzlei, Ihr Banking). Das hält die Software verständlich und Ihren Umstieg klein.
Häufige Fragen
Brauche ich eine Schulung?
Nein. Wer eine Rechnung in Word schreiben kann, kann es hier auch — nur mit Prüfung, Archiv und Export obendrauf.
Können mehrere Mitarbeiter arbeiten?
Aktuell ein verantwortlicher Zugang pro Unternehmen; Mehrbenutzer ist auf der Roadmap (Business-Tarif).
Was ist mit meinen Bestandsdaten?
Kunden können Sie sofort anlegen; ein CSV-Import für Partnerlisten ist in Vorbereitung. Ihre Alt-Rechnungen bleiben, wo sie sind — die Pflicht gilt für neue Belege.
Funktioniert es auf dem Mac / Tablet?
Browser genügt. Die Arbeitszone verlangt einen Desktop-Browser (PC/Mac); Konto & Zahlung funktionieren auch am Smartphone.
Warum ist die Arbeitszone nur am PC nutzbar?
Bewusste Sicherheitsentscheidung: Rechnungsstellung und Stammdaten sind angriffskritisch — Desktop-Browser + optionale Gerätebindung reduzieren die Angriffsfläche deutlich. Alles Persönliche (Profil, Tarif, Zahlung) geht mobil.
Kann ich CoolHanX erst testen?
Ja — der Freitarif ist ein Dauerzustand, kein ablaufender Test: 20 Belege monatlich, alle Kernfunktionen, kein Zahlungsmittel.
Wie kündige ich?
Monatlich, im Konto — und selbst dann bleibt Ihr Archiv bis zum Ende der gesetzlichen Fristen erhalten und exportierbar.
Für wen der Web-Arbeitsplatz gedacht ist
Der Browser-Arbeitsplatz richtet sich an kleine und mittlere Unternehmen ohne eigene ERP- oder Warenwirtschaft: Handwerksbetriebe, Beratungen, Agenturen, Speditionen und Händler mit überschaubarem Belegvolumen. Typisch sind 5 bis 500 Belege im Monat, ein bis drei Personen im Rechnungswesen und der Wunsch, die E-Rechnungspflicht zu erfüllen, ohne ein Softwareprojekt zu starten. Wer bereits ein ERP betreibt, findet die passende Anbindung auf der Seite „Mit ERP“.
Was der Arbeitsplatz umfasst — und was bewusst nicht
Enthalten ist der vollständige E-Rechnungs-Prozess: erstellen (XRechnung/ZUGFeRD), empfangen und prüfen, USt-Automatik, Vorkontierungsvorschlag, DATEV-/Steuerberater-Export, GoBD-Archiv und die kostenlosen Prüfer. Bewusst nicht enthalten sind Buchhaltung, Banking, Lohn oder CRM — CoolHanX macht eine Sache vollständig und überlässt den Rest Ihrer Kanzlei und Ihren bestehenden Werkzeugen. Das hält die Oberfläche verständlich und den Einstieg kurz.
| Schritt | Was Sie tun | Ergebnis |
|---|---|---|
| 1 · Firmendaten | Anschrift, USt-IdNr, Bankverbindung, Logo | Verkäuferdaten vollständig |
| 2 · Erster Partner | einen Kunden mit E-Mail/Leitweg-ID anlegen | Empfänger geprüft |
| 3 · Steuerkategorien | deutschen Standardsatz laden | USt-Automatik einsatzbereit |
| 4 · Erste Rechnung | Positionen erfassen, prüfen, ausstellen | geprüfte E-Rechnung im Archiv |
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Allgemeine Produktinformation — keine Rechts- oder Steuerberatung. Verbindliche Auskünfte gibt Ihr Steuerberater bzw. Ihre Rechtsberatung.
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