E-Rechnungspflicht 2025–2028

Die Rechtsgrundlage

Mit dem Wachstumschancengesetz (verkündet März 2024) wurde die verpflichtende E-Rechnung für inländische B2B-Umsätze in §14 UStG verankert. Eine E-Rechnung ist seitdem gesetzlich definiert als Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format nach EN 16931, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht — in der Praxis XRechnung oder ZUGFeRD (ab Profil EN 16931).

Wichtig: Papier und einfache PDF verlieren ihren Vorrang. Die Zustimmung des Empfängers ist für E-Rechnungen nicht mehr nötig — umgekehrt braucht der Versender sonstiger Formate in der Übergangszeit die Zustimmung des Empfängers.

Was oft übersehen wird

• Die Empfangspflicht kennt keine Übergangsfrist. Seit 01.01.2025 darf Ihnen jeder Lieferant eine XRechnung schicken — verweigern können Sie sie nicht.
• Kleinunternehmer (§19 UStG) müssen empfangen können; für die eigene Ausstellung gelten Erleichterungen.
• Betroffen sind inländische B2B-Umsätze — B2C und viele grenzüberschreitende Fälle sind (noch) ausgenommen; die EU arbeitet mit ViDA an der nächsten Stufe.
• Aufbewahrung: das empfangene XML ist das Original und muss 8 Jahre unveränderbar aufbewahrt werden — der E-Mail-Ordner reicht nicht.

Ausnahmen und Sonderfälle

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 € (§33 UStDV) und Fahrausweise sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen — dürfen aber elektronisch gestellt werden.
• B2C-Umsätze (an Endverbraucher) sind nicht erfasst; hier bleibt PDF/Papier zulässig.
• Steuerfreie Umsätze nach §4 Nr. 8–29 UStG (z. B. Finanz-, Heilbehandlungs-, Vermietungsumsätze) sind ausgenommen.
• Grenzüberschreitende Rechnungen an Nicht-Inländer fallen nicht unter die deutsche Pflicht — die EU plant mit ViDA aber die nächste Stufe.
• Kleinunternehmer (§19): Empfangspflicht ja; für die Ausstellung gelten Erleichterungen (sonstige Rechnung weiterhin zulässig).

Was passiert, wenn man es ignoriert?

Es gibt kein eigenes „E-Rechnungs-Bußgeld“ — die Risiken sind indirekter und teurer: Eine formwidrige Rechnung ist keine ordnungsgemäße Rechnung. Beim Empfänger wackelt der Vorsteuerabzug, weshalb große Kunden formwidrige Belege zunehmend zurückweisen; beim Aussteller drohen Zahlungsverzug, Korrekturaufwand und im Prüfungsfall Diskussionen über die GoBD-Konformität des gesamten Prozesses. Wer 2028 abwartet, riskiert den Umstieg unter Zeitdruck — mit allen Fehlern, die Eile produziert.

Ihre Checkliste

1. Empfangsweg festlegenPostfach/Upload einrichten und intern kommunizieren — die Pflicht gilt bereits.
2. Verarbeitung sicherstellenValidierung, Lesbarmachung und Archivierung der XML-Belege organisieren (genau das automatisiert CoolHanX).
3. Eigene Ausstellung testenFormate, Pflichtfelder, USt-Logik — vor dem Stichtag, nicht danach.
4. Steuerberater-Übergabe klärenDATEV/CSV statt Belegkopien — spart auf beiden Seiten.
5. Lieferanten & Kunden informierenElektronische Rechnungsadresse (E-Mail/elektronische Adresse, BT-49) austauschen.

Häufige Fragen

Woher die Pflicht kommt — das Wachstumschancengesetz

Grundlage ist das Wachstumschancengesetz (verkündet im März 2024), das §14 UStG neu gefasst hat. Seitdem ist die E-Rechnung für inländische B2B-Umsätze gesetzlich definiert als Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format nach EN 16931. Eine PDF, ein Scan oder ein Foto gelten seither als „sonstige Rechnung“ — nicht als E-Rechnung. Das Bundesfinanzministerium hat die Anwendung in einem BMF-Schreiben näher geregelt.

Empfangen ist schon Pflicht — auch ohne eigenes Ausstellen

Der wichtigste, oft übersehene Punkt: Die Empfangspflicht gilt seit dem 1. Januar 2025 ohne Übergangsfrist und ohne Ausnahme — auch für Kleinunternehmer. Jedes inländische Unternehmen muss strukturierte E-Rechnungen annehmen, prüfen und GoBD-konform aufbewahren können. Ein E-Mail-Postfach genügt dafür nicht: Die XML muss verarbeitbar archiviert werden. Wer nur „später ausstellen“ plant, verpasst, dass der Empfang bereits heute geregelt sein muss.

Was Sie jetzt konkret tun sollten

1. Empfang sicherstellen — eine Möglichkeit schaffen, XRechnung/ZUGFeRD zu empfangen, zu prüfen und zu archivieren (der Free-Tarif deckt das ab). 2. Stammdaten vorbereiten — eigene USt-IdNr, Bankverbindung, und für Kunden die elektronische Adresse (BT-49) bzw. Leitweg-ID erfassen. 3. Ausstellung testen — die erste XRechnung an sich selbst oder über den kostenlosen Prüfer erzeugen, bevor der Stichtag drängt. So ist der Übergang eine Umstellung von Wochen, kein Notfall am Jahresende.

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