E-Rechnung empfangen & prüfen

Ihre Pflicht seit 01.01.2025

Seit Anfang 2025 darf Ihnen jeder Lieferant eine E-Rechnung schicken — und Sie müssen sie empfangen und verarbeiten können. Eine XRechnung ist reines XML: ohne Software können Sie sie weder lesen noch prüfen noch ordnungsgemäß aufbewahren. Ein E-Mail-Ordner ist kein GoBD-konformes Archiv.

Was mit jedem Eingangsbeleg passiert

1. 1 · SicherheitsprüfungDateigröße, Format, XXE-/DTD-Abwehr — manipulierte Dateien werden abgewiesen, bevor irgendetwas verarbeitet wird.
2. 2 · ValidierungVollständige EN-16931-Prüfung mit derselben Engine wie im Ausgang. Gültige Belege → Archiv; fehlerhafte → Quarantäne mit den konkreten Fehlercodes.
3. 3 · DublettenerkennungGleicher Lieferant, gleiche Rechnungsnummer? Der Zweitupload wird abgewiesen (409) — keine doppelte Verbuchung, keine Doppelzahlung.
4. 4 · VorkontierungCoolHanX schlägt Steuerkategorie und SKR-Konto vor — gelernt aus Ihren früheren Entscheidungen. Angewendet wird nur, was Sie bestätigen.
5. 5 · Auffälligkeits-CheckUngewöhnlich hoher Betrag beim Stammlieferanten? Abweichende Währung? Negative Summen? Solche Belege werden zur Prüfung markiert — rein beratend, entschieden wird von Ihnen.
6. 6 · BearbeitungsstatusJeder Beleg trägt „unbearbeitet/bearbeitet“ — nichts geht unter, das Cockpit zeigt offene Posten auf einen Blick.

Vom Eingang zur Zahlung — der empfohlene Ablauf

1. Cockpit prüfen: „Unbearbeitet“ zeigt neue gültige Belege. 2. Beleg öffnen: Sichtansicht und Vorkontierungsvorschlag kontrollieren, Auffälligkeits-Marker beachten. 3. Kategorie bestätigen (ein Klick, lernt mit). 4. Zahlung anweisen im Banking — IBAN und Betrag stehen geprüft im Beleg. 5. Als bearbeitet markieren. Am Monatsende geht alles gesammelt per EXTF an die Kanzlei — der ganze Zyklus braucht pro Beleg unter einer Minute.

Quarantäne statt stiller Fehler

Fehlerhafte Eingangsrechnungen verschwinden nicht und werden nicht „irgendwie doch“ verbucht: sie liegen in der Quarantäne, mit Dateiname und den EN-16931-Fehlercodes. So können Sie den Lieferanten präzise um Korrektur bitten — und haben den Nachweis, warum ein Beleg nicht verarbeitet wurde.

Aus der Praxis

Ein Handelsunternehmen erhielt ab Januar 2025 die ersten XRechnungen seiner Großlieferanten. Vorher: XML-Anhänge, die niemand öffnen konnte. Mit CoolHanX: Upload, automatische Prüfung, Vorkontierungsvorschlag, Monatsübergabe an den Steuerberater — und zwei Dubletten, die die Software abfing, bevor sie doppelt bezahlt wurden.

Häufige Fragen

Warum der Empfang eine Vorsteuer-Frage ist

Der Empfang ist nicht nur eine Formsache: Aus einer ordnungsgemäßen Eingangsrechnung leiten Sie Ihren Vorsteuerabzug ab (§15 UStG). Fehlt eine Pflichtangabe oder ist die Rechnung formal fehlerhaft, kann der Vorsteuerabzug gefährdet sein — im schlechtesten Fall erst Jahre später in der Betriebsprüfung. Deshalb prüft CoolHanX jeden Eingangsbeleg gegen EN 16931 und die BR-DE-Regeln und hält den Prüfbericht revisionssicher fest: Sie sehen sofort, ob ein Beleg vorsteuertauglich ist, statt es zu hoffen.

Aufbewahrung von Eingangsbelegen — GoBD gilt für beide Richtungen

Die achtjährige, unveränderbare Aufbewahrung im Originalformat (§147 AO, GoBD) betrifft ausdrücklich auch Eingangsrechnungen. Ein E-Mail-Ordner oder ein Ausdruck genügt nicht: Maßgeblich ist die strukturierte XML im Original. CoolHanX legt jeden gültigen Eingangsbeleg mit Prüfsumme und Zeitstempel ins WORM-Archiv — auch die Quarantäne bleibt als Nachweis erhalten, warum ein Beleg nicht verarbeitet wurde.

ZUGFeRD-Eingang: das XML ist führend

Erhalten Sie eine ZUGFeRD-Rechnung (PDF mit eingebettetem XML), extrahiert CoolHanX das XML und validiert es wie jede XRechnung — denn rechtlich und buchhalterisch zählt der strukturierte Datensatz, nicht die hübsche PDF-Ansicht. Weichen PDF und XML voneinander ab, ist das XML maßgeblich; die PDF bleibt als Beileger sichtbar.

Der empfohlene Monatsrhythmus

In der Praxis bündeln viele Betriebe den Eingang wöchentlich: „Unbearbeitet“ im Cockpit öffnen, Vorkontierungsvorschlag und Anomalie-Marker prüfen, Kategorie bestätigen (das System lernt mit), als bearbeitet markieren. Am Monatsende geht alles gesammelt per DATEV-Buchungsstapel an die Kanzlei — ein geschlossener, nachvollziehbarer Kreislauf ohne verlorene Belege.

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