Dubletten- & Anomalieprüfung
Doppelte oder auffällige Eingangsrechnungen werden markiert, bevor Sie zahlen — mit nachvollziehbarer Begründung, ohne stille Automatik.
Warum Eingangsprüfung mehr ist als Formatvalidierung
Die EN-16931-Validierung sagt, ob eine Rechnung formal korrekt ist. Sie sagt nicht, ob dieselbe Rechnung schon einmal da war, ob der Betrag deutlich von der Historie des Lieferanten abweicht oder ob eine ungewöhnliche Währung bzw. ein Null-/Negativbetrag vorliegt. Genau hier entstehen Doppelzahlungen und Flüchtigkeitsfehler.
CoolHanX prüft jeden Eingangsbeleg zusätzlich gegen diese Muster — als Warnung mit nachvollziehbarer Begründung, die Sie prüfen und freigeben. Es blockiert nichts still und zahlt nichts automatisch.
| Prüfung | Signal | Beispiel |
|---|---|---|
| Dublette | gleiche(r) Lieferant + Bruttobetrag im Zeitfenster | zweite Zustellung derselben Rechnung |
| Betrags-Anomalie | Bruttobetrag weit über dem Lieferanten-Schnitt (Mittel + 3σ) | Beratung sonst 500 €, jetzt 5.000 € |
| Währungsabweichung | Währung ≠ Ihre übliche (EUR) | plötzlich USD statt EUR |
| Null-/Negativbetrag | Bruttobetrag ist 0 oder negativ | fehlerhafte oder ungültige Summe |
Vom Verdacht zur Freigabe
- 1 · Prüfung beim EingangJeder validierte Eingangsbeleg wird zusätzlich gegen Dubletten- und Anomalie-Regeln geprüft.
- 2 · Markierung mit BegründungAuffällige Belege werden markiert — mit dem konkreten Grund, nicht nur einer Ampel.
- 3 · Review-WarteschlangeMarkierte Belege sammeln sich in einer Prüfliste; Zahlung erfolgt erst nach bewusster Freigabe.
- 4 · Freigeben oder ablehnenSie entscheiden dokumentiert — die Entscheidung bleibt nachvollziehbar im Beleg.
Ehrlich: Signale, keine Schuldsprüche
Ein markierter Beleg ist ein Hinweis zur Prüfung, kein Beweis für Betrug. CoolHanX blockiert nichts still und zahlt nichts automatisch — es macht sichtbar, was ein Mensch prüfen sollte, und dokumentiert die Freigabe. So sinkt das Risiko von Doppelzahlung und Zahlungsumleitung, ohne dass legitime Rechnungen liegen bleiben.
Häufige Fragen
Werden Zahlungen automatisch gestoppt?
Zahlungen laufen ohnehin nur nach Ihrer Freigabe. Auffällige Belege werden vorher markiert und in die Prüfliste gelegt.
Welche Muster werden geprüft?
Vier: Dublette (Lieferant + Bruttobetrag im Zeitfenster), Betrags-Anomalie (Mittel + 3σ gegenüber der Lieferanten-Historie), Währungsabweichung und Null-/Negativbetrag. Jede Markierung nennt Schwelle und Grund.
Was ist eine Dublette?
Ein Beleg, der nach Lieferant und Bruttobetrag im Zeitfenster bereits vorliegt — häufigster Grund für Doppelzahlungen.
Kann ich Regeln anpassen?
Die Kernprüfungen sind aktiv; feinere Schwellen stehen auf der Roadmap. Jede Markierung ist begründet und übersteuerbar.
Bleibt die Entscheidung dokumentiert?
Ja — Freigabe oder Ablehnung wird am Beleg festgehalten, GoBD-konform nachvollziehbar.
Die vier Prüfungen im Detail
CoolHanX prüft jeden validierten Eingangsbeleg gegen vier klar definierte Muster — jede Markierung nennt Schwelle und Grund, damit Sie sie bewerten können:
Dublette — derselbe Lieferant und derselbe Bruttobetrag innerhalb eines Zeitfensters. Betrags-Anomalie — der Bruttobetrag liegt deutlich über dem historischen Mittel dieses Lieferanten (Schwelle: Mittelwert + 3 Standardabweichungen, ab ausreichender Historie). Währungsabweichung — die Währung weicht von Ihrer üblichen (EUR) ab. Null-/Negativbetrag — ein Bruttobetrag von 0 oder darunter deutet auf einen fehlerhaften Beleg hin.
| Prüfung | Auslöser (transparent) | Schweregrad |
|---|---|---|
| Dublette | gleicher Lieferant + Bruttobetrag im Zeitfenster | hoch |
| Betrags-Anomalie | Bruttobetrag > Mittel + 3σ (ab ≥3 Vorbelegen) | Warnung |
| Währungsabweichung | Währung ≠ EUR-Basis | Warnung |
| Null-/Negativbetrag | Bruttobetrag ≤ 0 | hoch |
Beratend, nicht blockierend — und ehrlich in den Grenzen
Ein Marker ist ein Hinweis zur Prüfung, kein Beweis. CoolHanX zahlt nichts automatisch und blockiert nichts still; es macht sichtbar, was ein Mensch prüfen sollte, und hält Ihre Freigabe- oder Ablehnungsentscheidung am Beleg fest. Ehrlich gesagt: Diese vier Muster fangen die häufigsten Doppelzahlungen und Flüchtigkeitsfehler ab — sie sind kein forensisches Betrugssystem. Weitere Muster (z. B. Lieferanten-spezifische Schwellen) stehen auf der Roadmap.
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