DATEV & Steuerberater-Export
Ihr Steuerberater arbeitet mit DATEV? Dann bekommt er von Ihnen künftig einen Buchungsstapel statt eines Schuhkartons — per Klick, mit Kontovorschlägen.
Warum die Übergabe so oft der Engpass ist
Die meisten kleinen Unternehmen erfassen Rechnungen doppelt: einmal beim Schreiben, einmal, wenn die Kanzlei sie für die Buchhaltung abtippt. Das kostet Kanzleizeit (die Sie bezahlen) und produziert Übertragungsfehler. Strukturierte Belege machen die Doppelerfassung überflüssig — wenn sie im richtigen Format ankommen.
| Format | Inhalt | Für wen |
|---|---|---|
| DATEV-Buchungsstapel (EXTF-CSV, Version 700) | Buchungssätze mit Betrag, Soll/Haben, Konto, Gegenkonto, BU-Schlüssel, Belegdatum, Belegfeld, Buchungstext | Kanzleien mit DATEV |
| Steuerberater-CSV (UTF-8 mit BOM) | Neutrale Belegliste: Nummer, Datum, Partner, Netto, USt, Brutto, Kategorie | Kanzleien ohne DATEV, eigene Auswertungen |
| Statistik-Übersicht | Summen je Zeitraum, je Kategorie, je Monat — Ausgang und Eingang getrennt | Sie selbst, fürs Controlling |
| Feld | Beispiel | Quelle in CoolHanX |
|---|---|---|
| Umsatz (Betrag) | 2.975,00 | Bruttobetrag des Belegs |
| Soll/Haben | S | Ausgang = S, Eingang = H |
| Konto / Gegenkonto | 10000 / 8400 | Sammel-Debitor / SKR-Vorschlag der Kategorie |
| BU-Schlüssel | 9 | aus der Steuerkategorie (z. B. 19 % USt) |
| Belegdatum | 1107 | Rechnungsdatum (TTMM) |
| Belegfeld 1 | RE-2026-00041 | Rechnungsnummer |
| Buchungstext | Kunde Alpha GmbH | Partnername |
SKR-Kontovorschläge — Vorschlag, nicht Anmaßung
Jedem Beleg ordnen Sie eine Steuerkategorie zu (der deutsche Standardsatz mit 18 Kategorien inkl. SKR03-Konten und BU-Schlüsseln ist vorinstalliert; die Vorkontierung schlägt bei Eingangsbelegen automatisch vor). Der Export übernimmt diese Zuordnung als Vorschlag — die fachliche Entscheidung und die endgültige Kontierung bleiben ausdrücklich bei Ihrem Steuerberater. CoolHanX ersetzt keine Kanzlei; es liefert ihr bessere Arbeitsgrundlagen.
Nichts fällt still unter den Tisch
Belege ohne Kontierung oder ohne verwertbaren Betrag werden beim Export nicht verschwiegen, sondern ausgewiesen — mit Grund („keine Steuerkategorie verknüpft“). Sie sehen also immer: was ist drin, was fehlt noch. Ein Export, der vollständig aussieht, aber es nicht ist, wäre gefährlicher als gar keiner.
Der Monatsabschluss mit CoolHanX
- 1 · Zeitraum wählenz. B. den Vormonat — Von/Bis-Datum, fertig.
- 2 · Offene Kontierungen prüfenDie Statistik zeigt Belege ohne Kategorie; zwei Klicks je Beleg, meist per Vorkontierungsvorschlag.
- 3 · EXTF exportierenDatei herunterladen und der Kanzlei senden — oder direkt aus dem Kanzleiprozess abrufen lassen.
- 4 · FertigKeine Belegkopien, kein Abtippen, keine Rückfragen zu unleserlichen Nummern.
Häufige Fragen
Welche DATEV-Version wird unterstützt?
Der Buchungsstapel folgt dem EXTF-Format Version 700 (Formatname „Buchungsstapel“, Kategorie 21, Version 12) mit deutschem Zahlenformat.
Mein Steuerberater nutzt kein DATEV.
Dann nutzt er die neutrale CSV — jede Buchhaltungssoftware kann sie importieren.
Werden Eingangsrechnungen mit exportiert?
Ja, Ausgang (Soll) und Eingang (Haben) mit Sammel-Debitor/-Kreditor — sauber getrennt und gekennzeichnet.
Kann die Kanzlei direkt zugreifen?
Ein dediziertes Kanzlei-Portal ist in Planung; heute erfolgt die Übergabe per Exportdatei.
SKR04 statt SKR03 — geht das?
Die Kontenvorschläge des Standardsatzes sind editierbar — hinterlegen Sie die SKR04-Konten Ihrer Kanzlei einmalig in den Steuerkategorien.
Wie kommen Zahlungsdaten zur Kanzlei?
IBAN, Fälligkeit und Zahlungsziel stehen strukturiert im Beleg und im Export — OPOS-Listen führt weiterhin die Kanzleisoftware.
Kann ich rückwirkend exportieren?
Ja — der Zeitraum ist frei wählbar; das Archiv hält alle Belege vor.
Was ein DATEV-Buchungsstapel (EXTF) enthält
Das EXTF-Format ist die etablierte Schnittstelle, über die Belegdaten in DATEV importiert werden. Ein Buchungsstapel besteht aus einem Kopfsatz (Format, Berater-/Mandantennummer, Wirtschaftsjahr, Kontenrahmen) und je Beleg einer Buchungszeile mit Betrag, Soll/Haben, Gegenkonto, Belegfeld, Datum, Buchungstext und Steuerschlüssel (BU). CoolHanX erzeugt diese Struktur aus Ihren validierten Belegen — mit deutschem Zahlenformat und korrekter Zeichencodierung, damit der Import ohne Nacharbeit gelingt.
| EXTF-Feld | Bedeutung | Quelle in CoolHanX |
|---|---|---|
| Umsatz | Bruttobetrag der Buchung | Belegsumme (BT-112/115) |
| Soll/Haben-Kennzeichen | Buchungsrichtung | Rechnungstyp (Ausgang/Eingang) |
| Konto / Gegenkonto | Sach-/Personenkonto (SKR) | Vorkontierungs-Vorschlag (bestätigt) |
| BU-Schlüssel | Steuerschlüssel | USt-Kategorie/Satz aus der USt-Automatik |
| Belegfeld 1 | Rechnungsnummer | BT-1 |
| Buchungstext | Kurzbeschreibung | Partner + Leistung |
SKR03/SKR04 und der BU-Schlüssel — Vorschlag, nicht Vorschrift
Kontenrahmen (SKR03 oder SKR04) und Steuerschlüssel bestimmen, wie ein Beleg in der Finanzbuchhaltung landet. CoolHanX schlägt Konto und BU auf Basis von Leistungsart und USt-Kategorie vor und lernt aus Ihren Korrekturen — die verbindliche Zuordnung trifft aber Ihr Steuerberater. Deshalb sind die Vorschläge sichtbar begründet und jederzeit übersteuerbar; nichts wird im Hintergrund festgeschrieben.
Zwei Wege, ein Ziel — EXTF oder CSV
Kanzleien, die mit DATEV arbeiten, importieren den EXTF-Buchungsstapel direkt. Arbeitet Ihre Kanzlei mit einem anderen Programm, liefert CoolHanX dieselben Daten als klar strukturierte CSV (mit BOM/UTF-8, damit Umlaute korrekt bleiben). In beiden Fällen entfällt das Abtippen von Belegkopien — die Kanzlei bekommt auswertbare Daten statt PDF-Stapel.
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