E-Rechnung erstellen

Warum „einfach eine PDF schicken“ nicht mehr reicht

Seit dem Wachstumschancengesetz ist die E-Rechnung im deutschen B2B-Geschäft gesetzlich definiert: eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format nach EN 16931, das maschinell verarbeitet werden kann (§14 UStG n. F.). Eine klassische PDF erfüllt diese Definition nicht — sie ist für Maschinen nur ein Bild.

Behörden lehnen formfehlerhafte Rechnungen bereits heute maschinell ab; große B2B-Empfänger ziehen nach. Jede Ablehnung bedeutet: Korrektur, Neuversand, verspätete Zahlung. Genau hier setzt CoolHanX an — kein Beleg verlässt das System ungeprüft.

So entsteht Ihre Rechnung — Schritt für Schritt

1. 1 · Kunde wählenAus Ihrem Partnerverzeichnis — Land, USt-IdNr, E-Mail und ggf. Leitweg-ID sind hinterlegt und bereits formal geprüft.
2. 2 · Positionen erfassenBezeichnung, Menge, Einzelpreis, Leistungsart. Wiederkehrende Leistungen kommen aus Ihrem Artikelkatalog (z. B. Logistik-Paket mit 26 vordefinierten Speditionsleistungen).
3. 3 · USt automatischAus Land + USt-IdNr des Kunden und der Leistungsart ermittelt CoolHanX Steuersatz, Kategorie (S/AE/K/G/E/O) und den gesetzlichen Hinweistext — live sichtbar, bevor Sie ausstellen.
4. 4 · Prüfung VOR AusstellungDer Beleg durchläuft die vollständige EN-16931-Validierung inklusive der deutschen BR-DE-Geschäftsregeln. Fehler? Dann wird NICHT ausgestellt — und keine Rechnungsnummer verbraucht.
5. 5 · Ausstellen & zustellenGültige Belege erhalten die nächste lückenlose Nummer, werden als XRechnung-XML erzeugt, sofort ins GoBD-Archiv gelegt und per E-Mail, Download oder Behördenportal (ZRE/OZG-RE) zugestellt.

Lückenlose Nummern — GoBD von Anfang an

Rechnungsnummern müssen fortlaufend und lückenlos sein. CoolHanX vergibt die Nummer erst im Moment der erfolgreichen Ausstellung: eine fehlgeschlagene Validierung verbraucht keine Nummer, ein Absturz hinterlässt keine Lücke. Jeder ausgestellte Beleg wandert in derselben Transaktion mit Prüfsumme ins Archiv — Ausstellung und Aufbewahrung können nicht auseinanderlaufen.

Beide Formate, ein Klick

Standardausgabe ist die XRechnung 3.0 (UBL-XML) — das Format der öffentlichen Hand und der sichere Standard im B2B. Für Empfänger, die eine lesbare Rechnung wünschen, erzeugt CoolHanX zusätzlich ZUGFeRD: eine PDF/A-3 mit demselben geprüften XML eingebettet. Inhaltlich sind beide Belege identisch — es gibt nur eine Wahrheit, das validierte XML.

Die wichtigsten Felder — und wer sie füllt

Eine EN-16931-Rechnung kennt über 160 mögliche Geschäftsbegriffe (BT-Felder). Für Sie relevant sind nur die wenigen, die Ihr Geschäft beschreiben — den Rest leitet CoolHanX ab oder füllt ihn aus Ihren Stammdaten:

Sie erfassen: Kunde, Positionen (Bezeichnung, Menge, Preis, Leistungsart), Fälligkeit, optional Bestellreferenz. Aus Stammdaten kommt: Ihre Firmenangaben, Bankverbindung (BT-84), Kundenadresse und elektronische Adresse (BT-49), ggf. Leitweg-ID (BT-10). Berechnet wird: alle Summen (BT-106 bis BT-115), Steueraufschlüsselung je Kategorie (BG-23), Fälligkeiten. So bleibt die Erfassung unter einer Minute pro Rechnung — bei voller Feldabdeckung.

Aus der Praxis

Eine Spedition mit 80 Ausgangsrechnungen im Monat stellte bisher Word-Rechnungen. Umstellung mit CoolHanX: Partnerliste importiert, Logistik-Artikelpaket aktiviert, erste geprüfte XRechnung nach 20 Minuten. Seitdem: keine Rückfragen der Behördenkunden mehr, DATEV-Übergabe an den Steuerberater monatlich per Klick.

Häufige Fragen

Der rechtliche Rahmen — kurz und belastbar

Mit dem Wachstumschancengesetz (verkündet März 2024) wurde die E-Rechnung im inländischen B2B-Geschäft in §14 UStG neu definiert: Eine Rechnung gilt nur dann als E-Rechnung, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht — konkret nach der europäischen Norm EN 16931. Eine PDF, ein eingescanntes Papier oder ein Foto erfüllen diese Definition ausdrücklich nicht; sie gelten seit 2025 als „sonstige Rechnung“.

Für die Ausstellung gilt eine gestufte Übergangsregelung: Papier und sonstige Formate sind — mit Zustimmung des Empfängers — noch bis Ende 2026 zulässig, für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz unter 800.000 € bis Ende 2027. Ab 2028 ist die Ausstellung als E-Rechnung für alle inländischen B2B-Umsätze verpflichtend. Die Empfangspflicht gilt bereits seit dem 1. Januar 2025 ohne Ausnahme. CoolHanX bildet diesen Rahmen ab, indem jeder Ausgangsbeleg vor der Ausstellung gegen EN 16931 und die deutschen BR-DE-Geschäftsregeln geprüft wird.

Wie eine EN-16931-Rechnung aufgebaut ist

Die Norm beschreibt ein semantisches Datenmodell: Eine Rechnung besteht aus Geschäftsobjekten (Business Groups, BG) und einzelnen Geschäftsbegriffen (Business Terms, BT). Jeder BT hat eine feste Bedeutung, Kardinalität und Datenart — unabhängig davon, ob die Rechnung als XRechnung (UBL- oder CII-XML) oder als ZUGFeRD ausgeliefert wird. Genau diese Eindeutigkeit macht die maschinelle Prüfung erst möglich.

In der Praxis füllen Sie nur die wenigen BT, die Ihr Geschäft beschreiben; die restlichen leitet CoolHanX aus Ihren Stammdaten ab oder berechnet sie.

Korrektur, Storno und Gutschrift — sauberer Weg

Eine ausgestellte E-Rechnung ist unveränderbar (GoBD): Sie wird nicht überschrieben. Ist ein Beleg fehlerhaft oder wird er rückabgewickelt, erstellen Sie — wie umsatzsteuerlich vorgesehen — eine Stornorechnung bzw. Gutschrift mit Bezug auf die ursprüngliche Rechnungsnummer (BT-25/BT-3 = 384). So bleibt die Belegkette lückenlos und für die Betriebsprüfung nachvollziehbar; beide Belege liegen versiegelt im Archiv.

Anhänge und lesbare Ansicht

EN 16931 erlaubt eingebettete Anhänge (BG-24), etwa einen Stundennachweis oder eine Leistungsbeschreibung als PDF. Für Empfänger, die eine menschenlesbare Darstellung wünschen, erzeugt CoolHanX auf Wunsch die ZUGFeRD-Variante: eine PDF/A-3, in der genau dasselbe geprüfte XML eingebettet ist. Inhaltlich existiert damit weiterhin nur eine Wahrheit — das validierte XML.

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