XRechnung vs. ZUGFeRD
Zwei Formate, ein Standard: was sie unterscheidet, wann welches Format das richtige ist — und warum am Ende immer das XML zählt.
Gemeinsame Basis: EN 16931
Beide Formate implementieren das europäische semantische Datenmodell EN 16931: dieselben Geschäftsbegriffe (BT-Felder), dieselben Gruppen (BG), dieselben Kernregeln. Deutschland ergänzt die BR-DE-Regeln (z. B. Pflicht zu Zahlungsangaben und Kontaktdaten). Wer EN 16931 sauber erzeugt, bedient beide Formate.
| XRechnung | ZUGFeRD (ab 2.x) | |
|---|---|---|
| Dateiform | reines XML (UBL oder CII) | PDF/A-3 mit eingebettetem XML (CII) |
| Für Menschen lesbar | nur mit Viewer | ja — die PDF ist die Ansicht |
| Behörden (B2G) | Standard & meist Pflicht | je nach Portal akzeptiert |
| B2B | zulässig & verbreitet | zulässig — beliebt wegen Lesbarkeit |
| Rechtlicher Kern | das XML | das eingebettete XML (nicht die PDF-Optik!) |
| Pflege | KoSIT (Standard XRechnung) | FeRD/AWV |
UBL oder CII — muss mich das kümmern?
EN 16931 erlaubt zwei XML-Syntaxen: UBL und UN/CEFACT CII. XRechnung akzeptiert beide, ZUGFeRD nutzt CII. Für Sie als Anwender ist das ein Implementierungsdetail — CoolHanX erzeugt valide Syntax und prüft gegen die Regeln; Sie wählen nur, ob der Empfänger zusätzlich eine PDF-Ansicht bekommt.
| Profil | Inhalt | EN-16931-konform? |
|---|---|---|
| MINIMUM / BASIC WL | nur Eckdaten, keine Positionen | nein — nicht ausreichend |
| BASIC | strukturierte Kerndaten mit Positionen | ja (Teilmenge) |
| EN 16931 (COMFORT) | vollständiges EN-16931-Datenmodell | ja — der Standardfall |
| EXTENDED | EN 16931 + Zusatzdaten (z. B. Logistik) | ja, mit Erweiterungen |
| XRECHNUNG (Referenzprofil) | CII nach XRechnung-Regeln in der PDF | ja — B2G-tauglich |
Der häufigste Denkfehler
„Ich hänge eine schöne PDF an, das XML ist Beiwerk“ — falsch herum: rechtlich zählt bei ZUGFeRD das eingebettete XML. Weichen PDF-Ansicht und XML voneinander ab, gilt das XML — und der Empfänger bucht, was im XML steht. Deshalb erzeugt CoolHanX die Ansicht immer AUS dem geprüften XML; es gibt nur eine Wahrheit.
Entscheidungshilfe
- Behördenkunde? → XRechnung mit Leitweg-ID (Portal-Upload ZRE/OZG-RE).
- B2B-Kunde mit eigener E-Invoicing-Software? → XRechnung genügt.
- B2B-Kunde, der „etwas zum Angucken“ will? → ZUGFeRD: PDF fürs Auge, XML für seine Software.
- Unsicher? → XRechnung senden, ZUGFeRD anbieten. Beides kommt aus demselben geprüften Datensatz.
Häufige Fragen
Ist eine PDF mit Rechnungsdaten eine E-Rechnung?
Nein — ohne strukturiertes XML ist es keine E-Rechnung im Sinne von §14 UStG.
Kann ich ZUGFeRD-Rechnungen empfangen?
Ja — CoolHanX validiert das eingebettete XML wie jede XRechnung.
Welche XRechnung-Version ist aktuell?
CoolHanX erzeugt XRechnung 3.0 (aktueller Standard der KoSIT) und hält die Regelwerke laufend nach.
Was ist mit Factur-X?
Das französische Schwesterformat von ZUGFeRD — technisch weitgehend identisch (CII im PDF/A-3).
Mein Kunde verlangt „nur XML, kein PDF“ — geht das?
Ja, dann erhält er die reine XRechnung. Umgekehrt genauso — beides entsteht aus demselben geprüften Datensatz.
Kann ich am Format erkennen, ob eine Rechnung gültig ist?
Nein — das Format ist nur die Verpackung. Gültigkeit entscheidet die Validierung gegen EN 16931/BR-DE; genau die läuft in CoolHanX und im kostenlosen Validator.
UBL oder CII — zwei Syntaxen unter XRechnung
XRechnung ist kein einzelnes Dateiformat, sondern eine nationale Ausprägung (CIUS) der EN 16931 für Deutschland. Sie kann in zwei XML-Syntaxen vorliegen: UBL (Universal Business Language) und UN/CEFACT CII (Cross Industry Invoice). Beide bilden dasselbe semantische Modell ab — ein Empfänger muss beide lesen können. Für Sie als Aussteller ist das ein Implementierungsdetail: CoolHanX erzeugt valide Syntax; welche, müssen Sie nicht entscheiden.
| Merkmal | XRechnung | ZUGFeRD |
|---|---|---|
| Aufbau | reines XML (UBL oder CII) | PDF/A-3 mit eingebettetem XML |
| Menschlich lesbar | nur mit Viewer | ja, die PDF selbst |
| Öffentliche Hand (B2G) | Standard | je nach Profil (EN 16931) |
| Maßgeblich für die Prüfung | das XML | das eingebettete XML |
| Typischer Einsatz | Behörden, reine B2B-Datenflüsse | Empfänger, die eine Ansicht wünschen |
ZUGFeRD-Profile — nicht jedes ist eine E-Rechnung
ZUGFeRD kennt mehrere Profile. Erst ab dem Profil EN 16931 (Comfort) enthält das eingebettete XML alle für eine E-Rechnung nötigen Pflichtangaben; einfachere Profile (z. B. „Basic WL“ oder „Minimum“) sind für den vollen E-Rechnungs-Zweck nicht ausreichend. CoolHanX erzeugt ZUGFeRD auf einem EN-16931-konformen Niveau, damit die Datei rechtlich als E-Rechnung taugt — nicht nur als hübsche PDF mit ein paar Daten.
Warum am Ende immer das XML zählt
Ob XRechnung oder ZUGFeRD: buchhalterisch und rechtlich maßgeblich ist der strukturierte Datensatz, nicht die Darstellung. Weichen bei ZUGFeRD die PDF-Ansicht und das XML voneinander ab, gilt das XML. Deshalb erzeugt CoolHanX jede lesbare Ansicht aus dem geprüften XML — es gibt nur eine Wahrheit, und die ist maschinenlesbar.
Verwandte Themen
Allgemeine Produktinformation — keine Rechts- oder Steuerberatung. Verbindliche Auskünfte gibt Ihr Steuerberater bzw. Ihre Rechtsberatung.
Bereit? In zwei Minuten startklar — ohne Kreditkarte.
Kostenloses Firmenkonto erstellen