GoBD-Archiv
Acht Jahre, unveränderbar, im Originalformat — die Aufbewahrung ist kein Zusatzfeature, sondern gesetzliche Pflicht. In CoolHanX passiert sie automatisch.
Die Rechtslage in drei Sätzen
Nach §147 AO sind Rechnungen (Buchungsbelege) grundsätzlich acht Jahre aufzubewahren — seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV, 2024) verkürzt von zuvor zehn Jahren. Die GoBD verlangen dabei Unveränderbarkeit, Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit und maschinelle Auswertbarkeit. Bei E-Rechnungen heißt das: das strukturierte XML selbst muss aufbewahrt werden — ein Ausdruck oder eine PDF-Kopie genügt nicht.
Ein E-Mail-Ordner oder ein Dateiserver, auf dem Dateien überschrieben oder gelöscht werden können, erfüllt diese Anforderungen nicht.
| Anforderung | Umsetzung |
|---|---|
| Unveränderbarkeit | Belege werden bei Ausstellung/Empfang versiegelt; Änderungen am Archivbestand sind systemseitig ausgeschlossen (WORM-Speicher im Betrieb) |
| Originalformat | Das validierte XML wird selbst archiviert — nicht nur eine Ansicht |
| Integritätsnachweis | SHA-256-Prüfsumme je Beleg; Manipulation wäre nachweisbar |
| Aufbewahrungsfrist | Je Beleg hinterlegt; Löschung vor Fristende systemseitig gesperrt |
| Nachvollziehbarkeit | Zeitstempel, Herkunft (Ausgang/Eingang, Datei, Kanal), Status |
| Maschinelle Auswertbarkeit | XML bleibt strukturiert abrufbar — auch für die Betriebsprüfung |
| Unterlage | Frist | Anmerkung |
|---|---|---|
| Rechnungen (Ausgang + Eingang) | 8 Jahre | §147 AO i.d.F. BEG IV 2024 (vorher 10) — das XML ist das Original |
| Buchungsbelege | 8 Jahre | inkl. Buchungsstapel-Exporte |
| Handels-/Geschäftsbriefe | 6 Jahre | z. B. Auftragsbestätigungen |
| Fristbeginn | — | Ende des Kalenderjahres der letzten Eintragung |
Automatisch heißt: kein Arbeitsschritt
Es gibt in CoolHanX keinen Knopf „archivieren“ — und genau das ist der Punkt. Jede ausgestellte Rechnung wird in derselben Transaktion archiviert, in der sie ihre Nummer erhält; jeder gültige Eingangsbeleg direkt nach der Validierung. Ein Beleg kann nicht existieren, ohne archiviert zu sein.
Kontokündigung ≠ Löschung der Belege
DSGVO-Löschansprüche und GoBD-Aufbewahrung stehen sich nicht im Weg: kündigen Sie Ihr Konto, werden personenbezogene Zugangsdaten entfernt — die versiegelten Rechnungen bleiben bis zum Ende ihrer gesetzlichen Frist erhalten. So verlangt es das Steuerrecht, und so ist es implementiert.
Betriebsprüfung ohne Schweißausbruch
Kommt die Prüfung, liegt alles bereit: vollständige Belegreihen mit lückenloser Nummerierung, Original-XML, Prüfsummen und Zeitstempel. Der Export für den Prüfer ist ein Abruf, kein Projekt.
Häufige Fragen
Reicht es, Rechnungen als PDF zu drucken und abzuheften?
Nein. Bei E-Rechnungen ist das XML das Original — es muss elektronisch, unveränderbar und auswertbar aufbewahrt werden.
Was kostet das Archiv?
Nichts extra — es ist in jedem Tarif enthalten, auch im kostenlosen.
Kann ich archivierte Belege herunterladen?
Jederzeit — als XML (Original) und als lesbare Ansicht. Das Archiv sperrt nur Veränderung und vorzeitige Löschung, nicht den Zugriff.
Was passiert nach Ablauf der 8 Jahre?
Nach Fristende können Belege gelöscht werden — automatisiert oder auf Ihre Anweisung. Vorher nicht.
Wo genau liegen die Daten?
In einem deutschen Rechenzentrum (Frankfurt am Main), mandantengetrennt; im Betrieb zusätzlich auf Objektspeicher mit Object-Lock (WORM).
Kann ich das Archiv exportieren, wenn ich wechsle?
Ja — vollständiger Export aller Original-XML samt Metadaten. Ihre Belege gehören Ihnen; kein Lock-in über die gesetzliche Aufbewahrung hinaus.
Genügt CoolHanX allein für die GoBD?
Für den Rechnungsprozess ja; die GoBD betreffen Ihren Gesamtbetrieb (Kasse, Buchführung, Verfahrensdokumentation) — das bleibt Thema mit Ihrer Kanzlei.
Was die GoBD konkret verlangen
Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) konkretisieren §§145–147 AO. Für aufbewahrungspflichtige Belege gelten insbesondere: Unveränderbarkeit (nachträgliche Änderungen müssen ausgeschlossen oder protokolliert sein), Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit, zeitgerechte Erfassung, Aufbewahrung im Originalformat und die maschinelle Auswertbarkeit für die Betriebsprüfung.
CoolHanX setzt genau diese Punkte technisch um: Jeder Beleg wird beim Ausstellen oder gültigen Empfang mit einer SHA-256-Prüfsumme versiegelt, mit Zeitstempel und Herkunft (Ausgang/Eingang) versehen und in einem WORM-Speicher abgelegt, aus dem vor Fristablauf nichts gelöscht werden kann.
| Anforderung | Rechtsgrundlage | Umsetzung |
|---|---|---|
| Unveränderbarkeit | GoBD Rz. 107 ff. | WORM-Archiv + Prüfsumme je Beleg |
| Vollständige, lückenlose Nummern | §14 UStG / GoBD | Nummer erst bei erfolgreicher Ausstellung |
| Aufbewahrung im Originalformat | §147 Abs. 2 AO | die strukturierte XML wird gespeichert, nicht ein Ausdruck |
| 10-jährige Aufbewahrung | §147 Abs. 3 AO | Fristberechnung je Beleg, Löschsperre bis Fristende |
| Nachvollziehbarkeit / Protokoll | GoBD Rz. 30 ff. | Zeitstempel, Status, Quarantäne-Protokoll |
| Maschinelle Auswertbarkeit (Z3) | GoBD Rz. 158 ff. | Export der XML-Belege für die Prüfung |
Datenträgerüberlassung (Z3) und Betriebsprüfung
Die Finanzverwaltung kann im Rahmen einer Prüfung die Überlassung der Daten auf einem Datenträger verlangen (Zugriffsart Z3). Weil CoolHanX die Belege ohnehin als strukturierte XML mit Prüfsummen vorhält, lässt sich der prüfungsrelevante Bestand für einen Zeitraum vollständig exportieren — inklusive der Nachweise, welche Belege wann versiegelt wurden. Das erspart das mühsame Zusammensuchen von PDFs und E-Mails.
Aufbewahrung endet nicht mit der Kündigung
Eine Kündigung des Vertrags hebt die gesetzliche Aufbewahrungspflicht nicht auf. Deshalb bleiben versiegelte Belege bei CoolHanX bis zum Ablauf der jeweiligen Frist erhalten und exportierbar; zugleich erhalten Sie beim Ausstieg einen vollständigen Archiv-Export. Ihre Belege bleiben Ihre Belege — ohne Lock-in über die Frist hinaus.
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